إدارة عملية التوظيف داخل الشركات والمؤسسات المختلفة واحدة من أهم وأخطر عمليات إدارة الموارد البشرية، وهي واحدة من العمليات والمهام التي لا تتحمل أي أخطاء أو تأجيل أو تأخير قد يتسبب في تعطيل العمل أو التراجع في الإنتاجية والكفاءة. من هنا زاد الاتجاه إلى أتمتة التوظيف عبر برامج الموارد البشرية التي تهدف إلى تمكين التحول الرقمي في إدارة كل مهام وعمليات إدارة الموظفين داخل الشركات والمؤسسات المختلفة على اختلاف أشكالها وأحجامها واحتياجاتها.
في هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك مفهوم أتمتة إدارة الموارد البشرية داخل الشركات والمؤسسات، وما هي مزايا وفوائد أتمتة التوظيف من خلال برامج إدارة الموارد البشرية الاحترافية المختلفة.
ما هي أتمتة إدارة الموارد البشرية؟
يقصد بمصطلح أتمتة الموارد البشرية هو تحويل كافة المهام المسؤول عنها قسم إدارة الموارد البشرية من الطريقة اليدوية والتقليدية إلى مهام يتم إنهائها آليًا بفضل برامج الموارد البشرية التي تعتمد على التحول الرقمي في إدارة الموظفين.
وهذا من شأنه تحسين الأداء الوظيفي وجعله أكثر احترافية وتنظيمًا عما كان عليه في السابق من خلال أتمتة التوظيف وإدارة سجلات الموظفين ومواعيد الحضور والانصراف وإدارة إجازات الموظفين والرواتب وغيرها من المهام التي يمكن أتمتتها عن طريق برامج إدارة الموارد البشرية الرقمية. كل هذا مع إمكانية الاحتفاظ بكافة البيانات والمستندات بطرق أكثر أمانًا وسرعة الوصول إليها بأي وقت ومن أي مكان.
هذا هو باختصار مفهوم أتمتة إدارة الموارد البشرية، فهو يعني الاعتماد على الآلة بدلًا من العنصر البشري في كل المهام والعمليات الخاصة بإدارة الموظفين داخل الشركات والمؤسسات المختلفة.
ما هي أهمية وخطورة عملية التوظيف داخل الشركات؟
يؤدي قسم إدارة الموارد البشرية داخل أي مؤسسة أو شركة العديد من المهام، والتي يعتبر من أهمها هو عملية التوظيف وإيجاد المواهب المناسبة للوظائف أو الأماكن الشاغرة داخل الشركة. إذ تعتبر العنصر الأول والأساسي في اختيار الموظف المناسب من حيث الكفاءة والمهارة وغيرها من العوامل التي تقوم الشركات بالاعتماد عليها أثناء التوظيف، ولأن الاختيار غير الجيد أو غير المناسب يؤدي إلى الكثير من المشاكل مثل إهدار أموال وقدرات الشركة وإهدار الكثير من الوقت والمجهود دون طائل ، بالإضافة إلى ارتفاع في معدل دوران الموظفين وهو ما يكون عائقًا في إنتاجية الشركة.
هذا بالإضافة لأن عملية التوظيف تحتوي على عدد من الخطوات والإجراءات بداية من تحديد المهام المطلوب التعيين لها، وتحديد المهارات المطلوبة، ونشر الوظائف، ومراجعة الطلبات المُرسلة من المتقدمين للوظيفة لانتقاء المناسبين بعناية، وتحديد المقابلات، وهو ما يحتاج إلى الكثير من الوقت في الطرق التقليدية، ولكن من خلال الاعتماد على أتمتة التوظيف باستخدام برامج الموارد البشرية أصبح الأمر الآن أكثر سهولة ودقة ونجاح. هذا ما سوف نتعرف عليه بشكل أوسع في السطور القادمة من المقال.
مزايا أتمتة التوظيف باستخدام برامج الموارد البشرية
كما أشرنا في السابق عن مدى أهمية عملية التوظيف وضرورة القيام بها بدقة ونجاح وسرعة وهو ماتوفره برامج الموارد البشرية من خلال أتمتة التوظيف وماتحتويه على العديد من المزايا المختلفة والمفيدة، ومن تلك المزايا مايلي:-
يوفر نظام أتمتة التوظيف الخاص ببرامج الموارد البشرية الاحترافية العديد من المزايا التي تجعل عملية التوظيف داخل الشركات عملية مثمرة بعيدًا عن إهدار المال والوقت والمجهود دون طائل. وفيما يلي مجموعة من أبرز وأهم هذه المزايا والحلول المبتكرة:
-
تعيين عوامل اختيار المتقدمين
كي تتمكن من استخدام مزايا أتمتة التوظيف التي توفرها برامج الموارد البشرية الاحترافية، تحتاج في البداية كمرحلة أولى تسجيل العوامل التي يتم وفقًا لها اختيار المتقدمين، وتتمثل تلك العوامل في عدد سنين الخبرة المطلوبة لكل وظيفة، والمهارات المطلوبة، وأي بيانات أخرى تعتمد عليها الشركات أو تحتاجها للتعيين.
وكثير من برامج إدارة الموارد البشرية الاحترافية تتيح للشركات هذه الميزة لتسهيل أتمتة التوظيف وفقًا لمعايير اختيار واضحة وشفافة.
-
تصفية السير الذاتية للمتقدمين آليًا
تعتبر مرحلة تصفية السير الذاتية للمتقدمين هي أكثر مرحلة قد تستغرق الكثير من الوقت، خاصة في حالة ارتفاع عدد المتقدمين، وهو ما كان يستهلك الكثير من الوقت والجهد للعاملين بإدارة الموارد البشريةـ وفي بعض الحالات تكون الشركات في حاجة إلى ملء الوظائف الشاغرة والمطلوبة بشكل سريع، وهنا يأتي دور أتمتة التوظيف والتي تتولى تصفية تلك السير الذاتية وطلبات التوظيف الكثيرة بناءً على العوامل التي تم إدخالها في المرحلة الأولى بشكل سريع وأكثر دقة، مما يوفر الكثير من الوقت ويساهم في تسريع إجراءات عملية التوظيف.
-
تعيين المقابلات للمرشحين
بعد تحديد الأشخاص المرشحين من خلال عملية التصفية التي تمت باستخدام برامج الموارد البشرية، يمكنك التواصل مع المرشحين وتحديد موعد المقابلة الشخصية، ومن خلال أتمتة مهام التوظيف بالبرنامج يمكنك إرسال رسائل نصية قصيرة للمرشحين بموعد المقابلة باليوم والتاريخ ومكان الشركة بعد تحديدها هاتفيًا، وذلك من خلال إعداد القوالب الجاهزة لمثل تلك العمليات، فكل ما عليك هو إدخال البيانات المراد إرسالها فقط وتحديد أرقام الأشخاص المرسل لهم الرسالة ويقوم البرنامج بعد ذلك بتوجيهها آليًا.
-
اختيار المرشحين
بالطبع بعد إجراء المقابلات لا يتم اختيار كافة المرشحين، فهناك عوامل أخرى أكثر تقدمًا يتم الاعتماد عليها في مرحلة الاختيار النهائية. ومن خلال عملية أتمتة التوظيف يمكنك تسجيل البيانات الخاصة بتلك المرحلة وتقوم برامج الموارد البشرية بناءً على البيانات المُدخلة إليها من تحليلها بشكل سريع ودقيق للمساعدة في اتخاذ القرار الصحيح وتحديد من هم الأشخاص الأكثر كفاءة والمناسبين لملء الوظائف الشاغرة الخاصة بالشركة. بعد ذلك يتم إرسال عروض العمل لهم والتي تحتوي على المهام الوظيفية والمسمى وبيانات الراتب وأي بيانات أخرى متعلقة بالعمل والإدارة.
كما يقوم البرنامج بتسجيل السير الذاتية التي لم يقع عليها الاختيار بملفات التخزين، فقد تحتاج إدارة الموارد البشرية للرجوع إليها مرة أخرى في حالة الاحتياج لأي وظائف جديدة مستقبلية قد تتشابه مع المهارات والخبرات الخاصة بهؤلاء المتقدمين، مما يمكنك من إنشاء قاعدة بيانات مستقبلية توفر الكثير من الوقت في عمليات التوظيف المقبلة.
-
تعيين الموظفين الجدد
بعد إنهاء كافة مراحل التوظيف وتحديد الأشخاص المؤهلين وموعد بدء العمل، يمكنك من خلال برامج الموارد البشرية إرسال رسائل ترحيبية للموظفين الجدد وتحديد موعد استلام العمل وذلك من خلال أدوات أتمتة التوظيف كالرسائل النصية القصيرة أو رسائل البريد الإلكتروني، وتعمل هذه الرسائل على توفير بيئة عمل إيجابية وصحية للموظفين الجدد.
هذا بالإضافة لعدد من الإجراءات الأخرى المؤتمتة تلقائيًا التي يمكن أن تقوم بها برامج الموارد البشرية، فكل ماعليك تحديد اسم الموظف الجديد والمسمى الوظيفي والقسم التابع له، ويقوم البرنامج فيما بعد بتحديد مواعيد الحضور والانصراف لمطابقتها فيما بعد مع تسجيل الدخول والخروج للموظف، وإرسال إشعار لقسم المالية بتعيين الموظفين الجدد وبياناتهم والرواتب المُتفق عليها لتسجيلها بقاعدة بيانات الشركة.
وبالطبع يمكنك بعد ذلك إنشاء الملف الشخصي لكل موظف وما يحتويه من مستندات مطلوبة وتسجيل البيانات المختلفة كالإجازات وخلافه وإرسال رسالة للموظفين الجديد بكافة لوائح العمل داخل الشركة من خلال الأتمتة المتعلقة بعملية التوظيف داخل البرنامج بشكل سلس وسريع.
ختامًا، تعرفنا في هذا المقال كيف يمكن لنظام أتمتة التوظيف الخاص ببرامج الموارد البشرية أن يساعد الشركات والمؤسسات بوجه عام وقسم إدارة الموارد البشرية بشكل خاص على توفير الكثير من الوقت والجهد في تقليص الوقت المستغرق في الإجراءات المُتبعة بعمليات التوظيف المختلفة، والمساعدة في تقليل عملية الدوران الوظيفي والتي كانت تكلف الشركات الكثير من المال في السابق نتيجة تعيين أشخاص غير مناسبين أو مؤهلين في بعض الأحيان، مما كان يتسبب في مضاعفة المجهود الخاص بمراحل وإجراءات عملية التوظيف، ولكن برامج الموارد البشرية ساعدت في إنهاء الكثير من المشاكل التي كانت تسببها تلك العملية.
وبالطبع فإن عملية أتمتة التوظيف ليست هي الميزة الوحيدة الموجودة ببرامج إدارة الموارد البشرية، فهناك العديد من المزايا والأنظمة الرقمية التي تساعد في جعل المهام الوظيفية لإدارة الموارد البشرية أكثر سهولة ودقة عن ذي قبل.
إضافة تعليق جديد